Dataskyddsbeskrivning

Dataskyddsbeskrivning för VR Tracks kunder, leverantörer och samarbetspartner

 

Personuppgiftsansvarig

VR Track Oy (nedan kallad VR Track)
Radiogatan 3
PB 488

00101 Helsingfors
FO-nummer: 1007822-3
tfn 0307 10

 

1.        Dataskyddsombud, kontaktperson i dataskyddsfrågor samt kontaktuppgifter

VR-Group Ab:s dataskyddsombud
Tanja Kalliojärvi

VR Tracks kontaktperson i dataskyddsfrågor
Anu Asikainen

Kontaktuppgifter: se ovan

 

2.        Syftet med behandling av personuppgifter

Personuppgifter om kontaktpersoner eller anställda hos VR Tracks kunder, leverantörer och samarbetspartner behandlas för följande ändamål:

  • för att tillhandahålla och anskaffa produkter och tjänster, med beaktande av kraven i lagstiftningen
  • för att planera och utveckla affärsverksamheten, produkterna och tjänsterna
  • för att sköta samarbetet och kommunikationen med samarbetspartnerna
  • för att genomföra kundnöjdhets- och opinionsundersökningar, för att ordna olika evenemang och för att kommunicera om dessa
  • för att marknadsföra produkter och tjänster per telefon, brev, e-post (inkl. utskick av nyhetsbrev), sms eller på annat elektroniskt sätt samt för att anpassa denna marknadsföring efter målgrupp
  • för att föra statistik över, rapportera om och planera VR Tracks verksamhet.

 

Behandlingen av personuppgifter om samarbetspartnernas kontaktpersoner grundar sig på:

Avtal: Vi behandlar kontaktpersonernas personuppgifter för att genomföra de avtal där samarbetspartnern ingår som part.

Rättslig skyldighet: Vi behandlar kundernas personuppgifter för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter, såsom kraven på förvaring av uppgifter enligt bokföringslagen och de särskilda krav som avses i beställaransvarslagen.

Berättigat intresse: Behandlingen av personuppgifter om samarbetspartnerns kontaktperson kan grunda sig på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse om uppgifterna behandlas för att sköta och utveckla kundrelationen samt för att förebygga och utreda missbruk.

 

3.        Informationskällor

Uppgifterna om samarbetspartnernas kontaktpersoner samlas in av det företag som fungerar som samarbetspartner eller av personen själv. Dessutom kan personuppgifter samlas in och uppdateras utifrån allmänt tillgängliga informationskällor, såsom företagets webbplats, handelsregistret, andra offentliga och privata register (till exempel Suomen Asiakastieto Oy, Posti Ab och Fonecta Ab) samt motsvarande register över företag och beslutsfattare.

 

4.        Registrerade och kategorier av personuppgifter

De kategorier av personuppgifter som rör de grupper av registrerade som omfattas av denna dataskyddsbeskrivning innehåller följande uppgifter om kund-, leverantörs- och samarbetsföretagens beslutsfattare, anställda och kontaktpersoner:

  • Grundläggande uppgifter: namn, titel eller yrke, ställning eller uppgift i företaget, uppgifter om företaget, arbetsplatsens post- och besöksadress samt e-postadress och telefonnummer till arbetet.
  • Övriga uppgifter som krävs enligt beställaransvarslagen och annan lagstiftning, i den mån dessa är nödvändiga: skattenummer, födelsedatum, hemstat, adress (om hemstaten inte är Finland), typ av anställningsförhållande samt uppgifter om kompetenser och utbildningar.
  • Uppgifter om användning av elektroniska tjänster: till exempel de uppgifter om registrering som behörigheten förutsätter, såsom användarnamn.
  • Uppgifter om kontakt med VR Track: feedback, kontakt och e-postmeddelanden.

 

 

5.          Personuppgiftsbiträden

Vi anlitar externa aktörer som stöd för behandling av personuppgifter, bland annat vid underhåll och utveckling av IT-system. Dessa tjänsteleverantörer behandlar personuppgifterna på uppdrag av oss och för vår räkning. Uppgifterna behandlas i enlighet med gällande lagstiftning och denna beskrivning. Detta säkerställs bland annat med hjälp av avtal mellan organisationerna.

Vi lämnar inte ut uppgifter om kunder, leverantörer eller samarbetspartner utanför VR eller de organisationer som deltar i produktionen av VR Tracks tjänster utan rättslig eller avtalsmässig grund.

6.        Överföring och utlämnande utanför EU eller EES-området

Uppgifterna lämnas inte ut utanför EU, Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller de länder som Europeiska kommissionen konstaterat erbjuda garantier som säkerställer en tillfredställande skyddsnivå om man inte genom avtal eller på andra sätt som avses i lagen har säkerställt att dataskyddet ligger på en tillräcklig nivå.

 

 

7.        Lagringstid för uppgifter eller kriterier för fastställande av lagringstiden

Den personuppgiftsansvarige iakttar sina rättsliga skyldigheter vid lagring av personuppgifter. Praxis för hur länge uppgifterna om samarbetspartnernas kontaktpersoner lagras beror på syftet med behandlingen.

 

8.        De registrerades rättigheter

Som registrerad har du rätt till de uppgifter om dig som VR Track behandlar. Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta VR Tracks kontaktperson i dataskyddsfrågor. Vi svarar på din begäran inom en månad. Nedan finns en lista över de registrerades rättigheter på ett allmänt plan:

  1. Rätt till tillgång

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse på huruvida VR Track har behandlat hans eller hennes personuppgifter samt att få en kopia av personuppgifterna.

 

  1. Rätt till rättelse

Den registrerade har rätt att be VR Track att rätta inkorrekta eller felaktiga uppgifter som rör honom eller henne. Huruvida uppgiften är felaktig avgörs från fall till fall beroende på om uppgiften med tanke på syftet med behandlingen är felaktig (onödig, bristfällig eller föråldrad).

  1. Rätt till radering (”rätten att bli bortglömd”)

Den registrerade har rätt att be VR Track att radera de personuppgifter som rör honom eller henne. Begärandena behandlas från fall till fall, och de uppgifter som VR Track enligt lag är skyldig eller har rätt att bevara raderas inte.

 

  1. Rätt till begränsning av behandling

Den registrerade har rätt att i vissa särskilda situationer som fastställts i förordningen be att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter begränsas.

 

  1. Rätt att göra invändningar

Den registrerade har rätt att göra invändningar mot behandling av sina personuppgifter om behandlingen grundar sig på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse eller om personuppgifterna behandlas för direktmarknadsföring.

 

  1. Rätt till dataportabilitet

Den registrerade har rätt att be att få sina uppgifter i maskinläsbart format. Denna rättighet gäller de uppgifter som är i elektroniskt format och som behandlas på grundval av den registrerades samtycke eller genomförandet av ett avtal.

 

  1. Rätt att återkalla sitt samtycke

Den registrerade har rätt att återkalla sitt samtycke om behandlingen av hans eller hennes personuppgifter grundar sig på samtycket. När den registrerade har återkallat sitt samtycke slutar VR Track behandla uppgifterna på grundval av samtycket.

 

  1. Rätt att lämna in ett klagomål till en myndighet

Vi strävar efter att i första hand lösa eventuella tvister direkt med de registrerade. Om kunden anser att vi inte har behandlat personuppgifterna enligt lag, kan kunden lämna in ett klagomål till en dataskyddsmyndighet.

 

9.        Principer för skydd av uppgifter

VR och VR Track säkerställer säkerheten för behandlingen av personuppgifter samt personuppgifternas konfidentialitet, integritet och tillgänglighet med ändamålsenliga tekniska och administrativa åtgärder, i enlighet med VR:s principer för informationssäkerhet. Personuppgifterna är skyddade mot obehörig åtkomst samt mot olaglig och oavsiktlig behandling. Personuppgifterna behandlas endast av de personer som VR särskilt berättigat till detta. Vi utbildar och instruerar de anställda som behandlar kunduppgifter i dataskyddsfrågor.