Tietosuojaseloste

1.4.2014
Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 § ja 24 §

1. Rekisterinpitäjä

VR Track Oy (jäljempänä VR Track)
Vilhonkatu 13
PL 48800101 Helsinki
Y-tunnus: 1007822-3
puh. 0307 10

2. Rekisteriasioita hoitava taho

VR Track Oy
Viestintäyksikkö
PL 488
00101 Helsinki

3. Rekisterin nimi

VR Trackin verkkopalvelujen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on VR Trackin asiakkaan ja VR Trackin välinen asiakassuhde (asiallinen yhteys). Henkilötietojen käsittely voi perustua myös asiakkaan suostumukseen, laista johtuviin tehtäviin tai asiakkaan VR Trackille antamaan toimeksiantoon.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:
VR Trackin palvelujen tuottaminen, kehittäminen ja seuranta sekä asiakaspalvelun toteuttaminen.
Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen.
Asiakassuhdeviestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen.
Sähköisten palvelukanavien (kuten verkko-, ja mobiilipalvelut) seuranta ja tilastointi palvelujen kehittämiseksi, markkinointitarkoituksiin ja asioinnin helpottamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia asiakkaan perustietoja:
• nimi
• yritys
• asema yrityksessä
• osoite
• puhelinnumero(t)
• sähköpostiosoite
• Kampanjasivustokohtaiset osallistumis- ja tapahtumasivujen rekisteröitymistiedot, tiedotteiden ja uutiskirjeiden jakeluun tarvittavat tiedot.

6. Säännönmukaiset tietojen siirrot ja luovutukset sekä tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Asiakastietoja ei luovuteta VR Trackin tai VR Trackin palveluiden tuotantoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle ilman lakisääteistä perustetta. Asiakkaiden tietoja voidaan siirtää VR Trackin eri liiketoimintojen postitusrekistereihin.

Asiakastietoja toimitetaan Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain asiakkaan ja VR Trackin välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

7. Evästeiden käyttö

Eväste (cookie) on lyhyt tekstitiedosto, jonka verkkopalvelin lähettää käyttäjän selaimelle ja joka tallentuu koneen kiintolevylle. VR Track käyttää verkkopalvelussaan evästeitä palvelujen toteuttamiseksi ja helpottamaan palvelun käyttöä. Evästeillä varmistetaan palvelun turvallisuutta, tehokkuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. Evästeiden perusteella voidaan selvittää käyttäjiä kiinnostavat tietosisällöt sekä miten ja milloin verkkopalvelua käytetään. Näiden tietojen perusteella verkkopalvelua pyritään kehittämään entistä paremmin käyttäjien tarpeita vastaavaksi.

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia sivuston palveluita voi käyttää.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

VR Trackin henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein VR Trackin noudattamaa VR Groupin tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain VR Trackin henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Asiakkailla on henkilötietolain 26–28 § mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja VR Trackin verkkopalvelujen asiakasrekisteriin on tallennettu. Asiakkaan tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot: Nimi, osoite, yritys, tehtävä, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tarkistuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

VR Track Oy
Viestintäyksikkö / Tarkastuspyyntö
PL 488
00101 Helsinki

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle postitse. Tarkistuspyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus mikäli edellisestä tarkastuksesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Tietojen korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti osoitteeseen:

VR Track Oy
Viestintäyksikkö
PL 488
00101 Helsinki

Asiakkaan tulee esittää tiedon korjaamiseksi tarpeelliset seikat ja asiakkaan yksilöintiin tarvittavat: Nimi, yritys, tehtävä, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

11. Suostumukset ja kiellot

Asiakas voi antaa VR Trackille sähköisen viestinnän tietosuojalain 26 § mukaisia suoramarkkinointisuostumuksia tai kieltää VR Trackia henkilötietolain 30 § mukaisesti käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointiin.

Asiakas voi antaa suostumukset suoramarkkinointiin kanavakohtaisesti (viestit matkapuhelimeen, sähköposti). Asiakkaalla on mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi eri kanavissa (puhelin, posti), samoin kuin markkinatutkimuskyselyt.

Jos asiakas ei anna lainkaan suostumuksia ja määrää kaikki mahdolliset kiellot, lähetetään asiakkaalle vain VR Trackin palvelujen toteuttamiseen ja asiakkuuden hoitoon tarpeellista asiakassuhdeviestintää.