Tietosuojaseloste

24.5.2018
Tietosuojaseloste VR Track Asiakkaat, Toimittajat ja Yhteistyökumppanit

Rekisterinpitäjä

VR Track Oy (jäljempänä VR Track)
Radiokatu 3
PL 488
00101 Helsinki
Y-tunnus: 1007822-3
puh. 0307 10

 

1.Tietosuojavastaava, tietosuojayhdyshenkilö ja yhteystiedot

VR Yhtymä Oy:n tietosuojavastaava
Tanja Kalliojärvi

VR Trackin tietosuojayhdyshenkilö
Anu Asikainen

Yhteystiedot katso yllä

2. Henkilötiedon käsittelyn tarkoitukset

VR Trackin asiakkaiden, toimittajien ja yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden ja/tai työntekijöiden henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen ja hankkiminen ottaen huomioon lainsäädännön vaatimukset
  • Liiketoiminnan, tuotteiden ja palveluiden suunnittelu ja kehittäminen
  • Yhteistyön hoitaminen ja siihen liittyvä kommunikointi
  • Asiakastyytyväisyys- ja mielipidetutkimukset sekä tapahtumien järjestäminen ja niihin liittyvä viestintä
  • Tuotteiden ja palvelujen markkinointi ja sen kohdentaminen puhelimitse, kirjeitse sähköpostilla (ml. uutiskirjeen lähettäminen), tekstiviestillä ja muuten sähköisesti
  • VR Trackin oman toiminnan tilastointi, raportointi ja suunnittelu

Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittely perustuu:

Sopimukseen: Käsittelemme yhteishenkilöiden henkilötietoja sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa yhteistyökumppani on osapuolena.

Lailliseen velvoitteeseen: Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi, kuten kirjanpitolain tietojen säilyttämiseen liittyvät vaatimukset ja tilaajavastuulakiin liittyvät erityisvaatimukset.

Oikeutettuun etuun: Yhteistyökumppanin yhteyshenkilön henkilötietojen käsittely voi perustua rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, kun tietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi, väärinkäytösten estämiseksi ja selvittämiseksi.

3. Tietolähteet

Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden tiedot kerätään yhteistyökumppanina toimivalta yritykseltä tai henkilöltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä (esimerkiksi Suomen Asiakastieto Oy, Posti Oy, Fonecta Oy) sekä muista vastaavista yritys- ja päättäjärekistereistä.

4. Rekisteröidyt ja henkilötietoryhmät

Tämän tietosuojaselosteen osalta rekisteröityjen ryhmien sekä niihin liittyvät henkilötietoryhmät sisältävät seuraavia tietoja asiakas-, toimittaja- ja yhteistyökumppaniyritysten päättäjistä, työntekijöistä ja yhteyshenkilöistä:

  • Perustiedot: nimi, arvo tai ammatti, asema tai tehtävä yrityksessä, yrityksen tiedot, työpaikan posti- ja käyntiosoite, työsähköpostiosoite ja työpuhelinnumero
  • Tilaajavastuu lain ja muun lainsäädännön vaatimat lisätiedot tarvittavin osin: veronumero, syntymäaika, kotivaltio, osoite (jos kotivaltio muu kuin Suomi), työsuhteen tyyppi, pätevyys- ja koulutustiedot
  • Sähköisten palveluiden käyttötiedot: esim. käyttöoikeuden edellyttämät rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus
  • Yhteydenpitoon liittyvät tiedot: palautteet ja yhteydenotot sekä sähköpostit

5. Henkilötietojen vastaanottajat

Käytämme ulkopuolisia toimijoita henkilötietojensa käsittelyn tukena muun muassa IT -järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja toimeksiannostamme ja meidän lukuumme. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja sitä tehdään aina tämän selosteen mukaisesti. Tämä taataan muun muassa organisaatioiden välillä olevien sopimusten avulla.

Emme luovuta asiakas- toimittaja- tai yhteistyökumppanitietoja VR:n tai VR Trackin palveluiden tuotantoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle ilman lakisääteistä tai sopimusperustetta.

6. Tietojen siirto tai luovutus EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.

7. Tietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisterinpitäjä noudattaa tietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita. Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden tietojen säilyttämisen käytännöt ovat riippuvaisia niiden käsittelyyn liittyvistä syistä.

8. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on oikeus henkilötietoihisi, joita VR Track käsittelee. Voit käyttää oikeuksiasi olemalla yhteydessä VR Trackin tietosuojayhteyshenkilöön. Pyyntöösi vastataan kuukauden kuluessa. Alla olemme listanneet rekisteröityjen oikeudet yleisellä tasolla:

  1. Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, onko hänen henkilötietojansa käsitelty VR Trackin toimesta sekä saada jäljennös henkilötiedoista.

  1. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää VR Trackia oikaisemaan häntä koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Tiedon virheellisyys ratkaistaan tapauskohtaisesti sen perusteella, onko tieto käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen (tarpeeton, puutteellinen, vanhentunut).

  1. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää VR Trackia poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti ja tietoja, joiden osalta VR Trackilla on lainsäädäntöön perustuva velvoite tai oikeus tietojen säilyttämiselle, ei poisteta.

  1. Käsittelyn rajoittaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä asetuksessa määritellyissä erityistilanteissa pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

  1. Käsittelyn vastustaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai mikäli henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten.

  1. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojaan koneluettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat elektronisessa muodossa ja joiden käsittely perustuu joko suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen.

  1. Oikeus peruuttaa suostumus

Tilanteissa, joissa rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen kyseinen suostumukseen perustuva käsittely lopetetaan.

  1. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti suoraan rekisteröityjen kanssa. Mikäli asiakas katsoo, että emme ole käsitelleet henkilötietoja lainmukaisesti, asiakas voi tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle.

9. Tietojen suojaamisen periaatteet

VR ja VR Trackin henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein VR:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain VR:n henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt. Koulutamme ja ohjeistamme asiakastietoja käsittelevät työntekijämme tietosuoja-asioissa.